Автоматизация учета Аварийно-диспетчерской службы (АДС)

Компания «Ньютон» занимается обслуживанием многоквартирных домов. Жилой фонд под управлением представляет собой современные жилые комплексы эконом-класса с большими территориями внутренних дворов, со сложными инженерными системами, собственной охраной и консьержами. Главная цель - комфорт жителей, только в процессе диалога рождаются эффективные, системные решений, только при совместной инициативе дома сохраняют свой уют на протяжении долгих лет.
Для удобства жителей была внедрена собственная круглосуточная аварийно-диспетчерская служба (АДС) и единый центр мониторинга (ЕЦМ), где сотрудники централизовано и оперативно отслеживают сигналы всех инженерных систем. Служба АДС состоит из call-центра, который фиксирует все заявки от жильцов, консьержей о неполадках, аварийных ситуациях в доме или на территории; и службы инженерно-технических специалистов, занимающиеся непосредственным устранением проблем.
В работе данных подразделений нужно было  повысить эффективность специалистов ИТР, сократить непродуктивные действия, простои: минимизация передачи информации внутри компании на сторонних носителях (бумага, excel), ввести систематическое  планирование производственной загрузки сотрудников (план работ на день), повысить контроль за списанием материалов и начать фиксировать «карту рабочего дня» для дальнейшей оценки план-факта (запрос экономической службы).
Учитывая прошлый опыт взаимодействия, было решено привлечь специалистов компании 1С, которые занимаются информационно-технологическим сопровождением нашей базы 1С: Айлант:Управление ЖКХ КОРП.
Первым делом, отказались от фиксации на бумаге заявок, которые поступают в АДС – создали документ «Заявка». Он стал базовой единицей для работы всех отделов. Операторы call-центра фиксируют данные о контактном лице, объекте, кратко описывают проблему, выбирают категорию (сантехника, пожарная сигнализация и т.д.), ответственного инженера за устранение форс-мажорной ситуации.
Все зафиксированные заявки утром отображаются на рабочих столах ИТР по участкам. Инженер распределяет их –указывает исполнителя в самом документе  - в зависимости от статуса, категории и объекта.
Специалисты видят в настроенных для них АРМах перечень заявок, которые нужно принять сегодня в работу. Оценивают необходимые материалы, которые должны быть использованы, распечатывают ряд форм (ряд работ должны быть заактированы заявителем) и выходят на объекты. По итогам дня, специалист инженерной службы отражает в том же электронном документе «заявка» какие материалы были использованы и в каком количестве (выбор из справочника «Номенклатура»), какие работы были произведены и сколько потребовалось часов (выбор из справочника «Вид работ»).
Второй этап работ направлен был на экономическую службу. На основании отработанных заявок с помощью внешней обработки бухгалтера-материалисты оформляли документы «Списание материалов» (обработка собирает все материалы из всех закрытых заявок за период с отбором по дому, по категории работ и создает автоматически документы списания).
Заключительный этап – аналитический - создали ряд внешних отчетов. Для главных инженеров по участкам сводный отчет по всем заявкам с отборами по статусам, по исполнителям, объектам и с рядом контрольных показателей: определенные категории ремонта предполагают использование материалов, значит, и в заявке материалы должны быть указаны обязательно, всегда нужно фиксировать трудозатраты и др. Для экономистов создали отчет по суммарной стоимости материалов, израсходованных на объект. Это будет служить основой для планирования стоимости работ по содержанию имущества на будущее и пересмотру тарифа для жильцов.
Проведенная работа позволила:
•    систематизировать работу по плановой загрузке специалистов АДС, фокус главных инженеров по участкам сместился с решения ежедневных проблем на анализ критических мест в доме и создании технических решений, которые позволяют уменьшить в целом возникновение форс-мажоров;
•    высвободить время для аналитической работы бухгалтерам –материалистам, которые тратили 2 дня на сбор с бумажных носителей данных об израсходованных материалах;
•    сформировать экономическое обоснование по изменению тарифа на ряде объектов, пересмотреть нормативы по материалам и трудозатратам по ряду работ и выявить причины возникших отклонений.

← Все внедрения